Reisekosten richtig abrechnen

Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Nächtigungsaufwand und Nebenspesen gelten als Betriebsausgaben. Je nach Nutzung gibt es verschiedene Möglichkeiten der Abrechnung. Besondere Vorsicht ist bei der Geltendmachung von Tages- oder Nächtigungsdiäten bei Dienstreisen geboten. Selbständige oder Unternehmer können Reisekosten als Betriebsausgabe geltend machen. Allerdings gibt es klare Regeln, was...
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Figur fährt Firmen-KFZ
Firmen-KFZ oder Kilometergeld: Mit welcher Variante fahren Sie besser?

Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Nächtigungsaufwand und Nebenspesen gelten als Betriebsausgaben. Je nach Nutzung gibt es verschiedene Möglichkeiten der Abrechnung. Besondere Vorsicht ist bei der Geltendmachung von Tages- oder Nächtigungsdiäten bei Dienstreisen geboten.

Selbständige oder Unternehmer können Reisekosten als Betriebsausgabe geltend machen. Allerdings gibt es klare Regeln, was abzugsfähig ist. Zu unterscheiden ist, ob Fahrtkosten für die Nutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels oder eines Betriebsfahrzeuges entstanden sind oder ob das private KFZ genutzt wurde. Auch für die Geltendmachung von Taggeldern und Nächtigungskosten gelten bestimmte Voraussetzungen. „Welche Abrechnungsvariante für ein Unternehmen vorteilhafter ist, hängt ab von der zentralen Frage: Wie und wie lange ist man beruflich gereist?“, weiß Eva Tschurtschenthaler, Berufsgruppensprecherin der UBIT Salzburg.

Variante 1: Kosten für Betriebsfahrzeug

Wenn ein Betriebsfahrzeug verwendet wird, das dauernd oder zu mehr als 50 % für betriebliche Zwecke genutzt wird, sind sämtliche für das Fahrzeug anfallende Kosten wie Leasing-Aufwand, Haftpflicht- oder Kaskoversicherung, motorbezogene Versicherungssteuer, Wartungs- und allfällige Reparaturkosten als Betriebsausgabe geltend zu machen. Dabei muss ein etwaiger Privatanteil ausgeschieden werden und es ist ein Fahrtenbuch zu führen.

Variante 2: Kosten für privates Fahrzeug

Betrieblich veranlasste Fahrten können mit dem privaten KFZ, aber auch mit einem Motorrad, Fahrrad oder zu Fuß getätigt werden. Dafür gibt es entsprechende Kilometersätze. Es ist daher zulässig, für sämtliche betriebliche Fahrten das amtliche Kilometergeld als Betriebsausgabe geltend zu machen.

TIPP: Es gibt ein Wahlrecht, ob das Betriebsfahrzeug mittels tatsächlich angefallener Kosten abgerechnet wird oder ob das amtliche Kilometergeld für betrieblich veranlassten Fahrten geltend gemacht wird.

Vorsicht bei Tagesdiäten und Nächtigungsaufwand

Voraussetzung für die Geltendmachung ist eine „Reise“ im steuerlichen Sinn. Die anfallenden Kosten können dann als Betriebsausgabe angesetzt werden. Dafür gelten folgende Voraussetzungen:

Reisebewegungen innerhalb des örtlichen Nahebereiches der Betriebsstätte gelten nicht als Reise – wie etwa innerhalb einer Stadt oder zu einem gemieteten Platz in einer Bürogemeinschaft. Die Entfernung des Reiseziels von der Betriebsstätte oder dem Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit muss pro Reise mindestens 25 km betragen. Bei Inlandsreisen muss die Reisedauer mehr als drei Stunden betragen. Tagesdiäten stehen nicht zu, wenn eine Reise länger als fünf Tage durchgehend dauert oder die Reise zum gleichen Ort mehr als 15 Mal im Jahr erfolgt. Nächtigungen können mit pauschalierten Sätzen oder mit entsprechendem Beleg mit den tatsächlichen Kosten für Übernachtung inkl. Frühstück abgesetzt werden. Der pauschalierte Satz beträgt dabei 15 Euro inklusive Frühstück im Inland.

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