Reisekosten richtig abrechnen 2016

Genaue Aufzeichungen als Voraussetzung für die richtige Abrechnung: Für die erfolgreiche Entwicklung des Unternehmens sind viele Besprechungen mit Geschäftspartnern und Kunden nötig. Da das nicht immer am Unternehmensort möglich ist, sind Geschäftsreisen nötig. Dabei gibt es klare Regeln, was als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann. Ob...
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Figur fährt Firmen-KFZ
Firmen-KFZ oder Kilometergeld: Mit welcher Variante fahren Sie besser?

Genaue Aufzeichungen als Voraussetzung für die richtige Abrechnung:

Für die erfolgreiche Entwicklung des Unternehmens sind viele Besprechungen mit Geschäftspartnern und Kunden nötig. Da das nicht immer am Unternehmensort möglich ist, sind Geschäftsreisen nötig. Dabei gibt es klare Regeln, was als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann. Ob Fahrtkosten, Kilometergelder, Tagesgelder und Nächtigungsaufwand: Wer während der Reise bereits die Belege geordnet sammelt und genaue Aufzeichnungen im Fahrtenbuch macht, erspart sich viel Zeit bei der Abrechnung.

Fahrtkosten können für öffentliche Verkehrsmittel und betriebliche KFZ geltend gemacht werden. Um ein Betriebsfahrzeug handelt es sich nur, wenn es dauernd zu mehr als 50 % für betriebliche Zwecke verwendet wird. Sämtliche für das Fahrzeug anfallende Kosten wie Versicherung, Treibstoff, Wartung gelten dabei als Betriebsausgabe. Wenn es sich um ein privates KFZ handelt, wird Kilometergeld für betrieblich bedingte Fahren verrechnet. Voraussetzung dafür ist, dass detaillierte Aufzeichnungen im Fahrtenbuch gemacht werden. Dabei müssen die Angaben zu Datum, Kilometerstand am Beginn und Ende der Fahrt, Kilometeranzahl, Fahrtroute und genauem Zweck gemacht werden.

Taggelder bei betrieblichen Reisen

Zusätzlich zu Fahrtkosten oder Kilometergeld können auch Taggelder geltend gemacht werden. „Voraussetzung dafür ist, dass es sich um eine betrieblich veranlasste Reise handelt. Diese liegt vor, wenn sich der Unternehmer aus betrieblichen Gründen für mehr als drei Stunden mehr als 25 km von seiner Betriebsstätte entfernt. Die Kilometerberechnung erfolgt dabei mit der kürzesten zumutbaren Wegstrecke“, sagt Eva Tschurtschenthaler, Berufsgruppensprecherin Buchhaltung der UBIT Salzburg. Taggelder dürfen aber nicht verrechnet werden, wenn es sich um regelmäßige Reisen zum gleichen Ort handelt. Beispiel: Ein Lungauer Einzelunternehmer fährt jeden Montag nach Salzburg, da er sich dort für seine administrativen Tätigkeiten einen Platz in einer Bürogemeinschaft gemietet hat. Dafür können keine oder nur bedingt Taggelder geltend gemacht werden, da es sich um einen weiteren Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit handelt. Als Taggeld können pro Tag (24 Stunden) maximal € 26,40 abgesetzt werden. Ab einer Reisedauer von mehr als 3 Stunden, kann für jede angebrochene Reisestunde 1/12 von€ 26,40 (= € 2,20) geltend gemacht werden. Bei Reisen, die gleichzeitig private und betriebliche Gründe haben, sind die Reiseaufwendungen nur dann als Betriebsausgabe abzugsfähig, wenn die Kosten für den betrieblichen Reiseabschnitt klar getrennt werden können.

Nächtigungsaufwand ist absetzbar

Wenn die Dauer der Geschäftsreise eine oder mehrere Nächtigungen nötig machen, werden die Kosten dafür als Nächtigungsaufwand berücksichtigt. Voraussetzung für die Geltendmachung der tatsächlichen Kosten ist der Beleg. Ohne Nachweis können pro Nächtigung € 15,- abgesetzt werden. Die jeweils darin enthaltene Umsatzsteuer in Höhe von 10 % für das Frühstück und 13 % für die Übernachtung kann herausgerechnet und als Vorsteuer geltend gemacht werden, sofern das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist (1 Nacht brutto  € 15,-: Vorsteuer € 1,65, netto € 13,35).

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